Upravljavec in pooblaščena oseba za varstvo podatkov

Chipolo d.o.o., Gabrsko 12, 1420 Trbovlje, Slovenija, je upravljavec vaših osebnih podatkov za namene, opisane v tem obvestilu. Kontaktirate nas lahko na privacy@chipolo.net.

Za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DPO) smo imenovali Vesno Stanković - ITLAW, pravno svetovanje, Vesna Stanković s.p. Našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov lahko kontaktirate na privacy@chipolo.net. 

Katere podatke zbiramo

Med postopkom zaposlovanja lahko zbiramo in obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov:

• Identifikacijski in kontaktni podatki: ime, naslov, e-poštni naslov, telefonska številka.
• Podatki iz prijave: življenjepis, motivacijsko pismo, delovne izkušnje, izobrazba, kvalifikacije in veščine.
• Podatki o ocenjevanju: zapiski z razgovorov, rezultati testov ali ocenjevanj.
• Zaposlitvene preference in upravičenost: pričakovanja glede plačila, razpoložljivost in, kadar je relevantno, informacije, ki potrjujejo vašo pravico do dela.
• Reference: informacije, ki jih posredujejo vaši prejšnji delodajalci ali strokovne reference.
• Komunikacija: vsa korespondenca med vami in nami med postopkom zaposlovanja.

Zahtevamo in obdelujemo samo tiste podatke kandidatov, ki so relevantni in potrebni za presojo vaše prijave, preverjanje izpolnjevanja pogojev za delovno mesto, komunikacijo z vami in izpolnjevanje veljavnih pravnih obveznosti.

Prosimo, da v prijavo ne vključujete posebnih vrst osebnih podatkov, kot so podatki o zdravju, rasnem ali etničnem poreklu, političnih mnenjih, verskih ali filozofskih prepričanjih, članstvu v sindikatu, genetski ali biometrični podatki ali podatki o spolnem življenju ali spolni usmerjenosti. Takih podatkov za namene zaposlovanja ne zahtevamo in jih ne obdelujemo namerno. Če nam take podatke posredujete prostovoljno in niso relevantni za postopek zaposlovanja, jih bomo prezrli in jih, kadar je to razumno mogoče, izbrisali ali prekrili.

Viri vaših podatkov

Večino podatkov, ki jih obdelujemo, nam posredujete neposredno vi. Vendar pa lahko podatke prejmemo tudi iz naslednjih virov:

• Profesionalna družbena omrežja (npr. LinkedIn), kadar je to relevantno za delovno mesto in dovoljeno z veljavno zakonodajo, na primer iz profesionalnih profilov, ki jih javno objavite.
• Kadrovske agencije ali kadrovski posredniki, ki delujejo v našem imenu.
• Priporočila zaposlenih. V takih primerih lahko prejmemo omejene profesionalne kontaktne in druge osnovne informacije, relevantne za delovno mesto.
• Reference, ki jih navedete vi, samo kadar je to relevantno za delovno mesto in, kadar je zahtevano, potem ko ste referenco navedli ali bili o tem drugače vnaprej obveščeni.

Kadar vaše osebne podatke prejmemo od vira, ki ni vi, vam bomo to obvestilo zagotovili najpozneje ob naši prvi komunikaciji z vami ali drugače v roku, ki ga zahteva člen 14 GDPR, razen če velja izjema.

Nameni, pravne podlage, prejemniki in hramba

Vaše osebne podatke obdelujemo izključno za namene zaposlovanja. Spodaj je podrobnejši pregled, zakaj uporabljamo vaše podatke, na kateri pravni podlagi, kdo jih prejme in kako dolgo jih hranimo:

• Vodenje postopka zaposlovanja (pregled prijav, organizacija razgovorov, presoja ustreznosti)
  • Kategorije podatkov: identifikacijski podatki, podatki iz prijave, podatki o ocenjevanju, preference in upravičenost, komunikacija.
  • Pravna podlaga: obdelava je potrebna za izvajanje ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi (člen 6(1)(b) GDPR).
  • Prejemniki: interna kadrovska služba, vodje zaposlovanja, osebe, ki sodelujejo pri razgovorih, IT osebje, sistem za spremljanje prijav (ATS) in zunanji ponudniki gostovanja v oblaku.
  • Hramba: Za neuspešne kandidate hranimo dokumentacijo o postopku zaposlovanja do zaključka postopka zaposlovanja in praviloma največ dva meseca po zaključku zadevnega postopka zaposlovanja, ob upoštevanju zakonskih rokov za obveščanje neizbranih kandidatov in morebitnih pravnih zahtevkov. Posamezne informacije lahko hranimo dlje samo, kadar je to potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali kadar to zahteva veljavna zakonodaja. Podatki izbranih kandidatov postanejo del evidence zaposlenega.
• Varstvo naših pravnih pravic in dokumentiranje odločitev o zaposlitvi
  • Kategorije podatkov: vse zgoraj navedene kategorije, ki so relevantne za postopek zaposlovanja.
  • Pravna podlaga: naši zakoniti interesi pri vodenju poslovanja, obrambi pred pravnimi zahtevki in zagotavljanju poštenih postopkov zaposlovanja, ki smo jih skrbno uravnotežili z vašimi pravicami in interesi (člen 6(1)(f) GDPR).
  • Prejemniki: interna kadrovska služba, pravni svetovalci, javni organi, če je to zahtevano.
  • Hramba: praviloma največ dva meseca po zaključku postopka zaposlovanja, razen če je daljša hramba potrebna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
• Hramba vaše prijave v naši bazi talentov za prihodnje priložnosti
  • Kategorije podatkov: identifikacijski podatki, podatki iz prijave, preference in upravičenost.
  • Pravna podlaga: vaša ločena privolitev (člen 6(1)(a) GDPR). Privolitev lahko kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi privolitve izvajala pred njenim preklicem.
  • Prejemniki: interna kadrovska služba, IT obdelovalci.
  • Hramba: dve (2) leti od datuma podaje ali zadnje obnovitve privolitve.
• Izpolnjevanje zakonodaje (delovno pravo, davki, prepoved diskriminacije)
  • Kategorije podatkov: identifikacijski podatki, podatki iz prijave.
  • Pravna podlaga: izpolnjevanje veljavnih pravnih obveznosti, kadar je relevantno, kot so obveznosti po delovnopravni zakonodaji in zakonodaji o prepovedi diskriminacije, obveznosti obveščanja kandidatov ter, kadar je primerno, davčne/računovodske obveznosti, povezane s povračilom stroškov ali zaposlitvenim onboardingom (člen 6(1)(c) GDPR).
  • Prejemniki: interna kadrovska služba, javni organi.
  • Hramba: tako dolgo, kot zahtevajo veljavne delovnopravne, davčne, računovodske, protidiskriminacijske ali druge pravne obveznosti hrambe.
• Identifikacija in kontaktiranje potencialnih kandidatov
  • Kategorije podatkov: identifikacijski podatki, podatki iz prijave, javno dostopne profesionalne informacije, informacije iz priporočil.
  • Pravna podlaga: naši zakoniti interesi pri identifikaciji in kontaktiranju ustreznih kandidatov za odprta delovna mesta, uravnoteženi z vašimi pravicami in interesi (člen 6(1)(f) GDPR).
  • Prejemniki: interna kadrovska služba, vodje zaposlovanja, kadrovske agencije ali IT obdelovalci, kadar je primerno.
  • Hramba: Če vas priložnost ne zanima ali se ne odzovete, bomo podatke izbrisali ali anonimizirali v šestih mesecih po našem zadnjem stiku z vami, razen če je daljša hramba potrebna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali jo zahteva zakonodaja.

Če bomo vaše osebne podatke obdelovali za namen, ki ni namen, za katerega so bili prvotno zbrani, vam bomo pred takšno obdelavo zagotovili informacije o tem nadaljnjem namenu, kadar to zahteva zakonodaja.

Mednarodni prenosi in varnostni ukrepi

Kot obdelovalce uporabljamo ponudnike za zaposlovanje, komunikacijo, gostovanje v oblaku in IT podporo. Kadar ti ponudniki obdelujejo podatke kandidatov ali do njih dostopajo zunaj EGP, se zanašamo na sklep o ustreznosti ali ustrezne zaščitne ukrepe, kot so standardne pogodbene klavzule, skupaj z dodatnimi ukrepi, kadar so potrebni.

Dodatne informacije o veljavnih zaščitnih ukrepih za določen prenos ali kopijo teh ukrepov lahko zahtevate tako, da nas kontaktirate. 

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe v skladu s členom 32 GDPR, da zagotovimo raven varnosti, ustrezno tveganju. Ti ukrepi vključujejo zlasti nadzor dostopa, načelo najmanjšega obsega podatkov, usposabljanje zaposlenih, obveznosti zaupnosti ter uporabo varnih informacijskih sistemov in preverjenih ponudnikov storitev.

Ali je posredovanje podatkov obvezno?

Posredovanje osnovnih podatkov za prijavo (kontaktni podatki, življenjepis) je potrebno za vključitev v postopek zaposlovanja. Če teh podatkov ne posredujete, vaše prijave ne bomo mogli oceniti ali vas obravnavati za zaposlitev.

Privolitev za vključitev v bazo talentov se zahteva ločeno od postopka prijave na delovno mesto in ni pogoj za prijavo na določeno delovno mesto.

Avtomatizirano odločanje

Za ocenjevanje vaše prijave ali sprejemanje odločitev o zaposlitvi ne uporabljamo izključno avtomatiziranega odločanja ali profiliranja. Vse odločitve o zaposlitvi vključujejo človeški pregled.

Vaše pravice

V skladu z GDPR in ZVOP-2 imate pravico do:

• dostopa do osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas.
• zahteve za popravek netočnih ali nepopolnih podatkov.
• zahteve za izbris vaših podatkov, kadar ti niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani.
• ugovora obdelavi vaših podatkov, kadar se zanašamo na zakonite interese.
• zahteve za omejitev obdelave pod določenimi zakonskimi pogoji.
• prenosljivosti podatkov: kadar je primerno, pravice, da prejmete osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki ter da te podatke prenesete drugemu upravljavcu.
• preklica privolitve kadar koli (npr. za bazo talentov), ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi privolitve izvajala pred njenim preklicem.

Te pravice niso absolutne in so lahko v določenih primerih omejene v skladu z veljavno zakonodajo.

Svoje pravice lahko uveljavljate tako, da nas kontaktirate na privacy@chipolo.net.

Pravica do pritožbe

Če menite, da naša obdelava vaših osebnih podatkov krši veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov, imate pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, dostopnem na www.ip-rs.si. Prav tako lahko uveljavljate sodno varstvo v skladu z veljavno zakonodajo.